Nos acercamos a la Navidad y muchas empresas invitan a sus trabajadores a la típica “cena de navidad” o “copa de navidad”, dependiendo del presupuesto que destine la empresa a estas atenciones cariñosas a sus empleados.

Sin entrar en los frecuentes y recurrentes excesos de charlas, frases, insinuaciones, etc., que son fruto de la alegría con que se toman estos eventos, nosotros nos centramos en la transcendencia fiscal de este gasto para la empresa.

 

Y la pregunta ¿es deducible este gasto?

Nuestro punto de partida debe ser el art. 10.3 del
Real Decreto Legislativo 4/2004, de 5  de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (téngase en cuenta que estuvo vigente hasta el 1 de enero de 2015, y el texto actual es el de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades).

Pues bien, dice el art. 10.3 “En el método de estimación directa, la base imponible se calculará corrigiendo, mediante la aplicación de los preceptos establecidos en esta ley, el resultado contable determinado de acuerdo con las normas previstas en el Código de Comercio, en las demás leyes relativas a dicha determinación y en las disposiciones que se dicten en desarrollo de las citadas normas”. Y el art. 14.1.e), señala, después de hacer referencia a las liberalidades, que serán deducibles todos aquellos gastos que se hallen correlacionados con los ingresos. También el art. 19.3 establece que “No serán fiscalmente deducibles los gastos que no se hayan imputado contablemente en la cuenta de pérdidas y ganancias o en una cuenta de reservas si así lo establece una norma legal o reglamentaria, a excepción de lo previsto respecto de los elementos patrimoniales que puedan amortizarse libremente”.

En este marco normativo, no hay que olvidar el art. 133.1 relativo a las obligaciones contables: “Los sujetos pasivos de este impuesto deberán llevar su contabilidad de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen”. Como tampoco la obligación que incumbe a empresarios y profesionales de justificar los gastos necesarios para la obtención de los ingresos, mediante “factura completa”, a tenor de lo dispuesto en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre.

De todas formas, hay que tener presente que, además, el carácter deducible viene determinado por la efectiva realización del servicio o actividad que motiva el pago, y este es un requisito indispensable para poder afirmar que los bienes adquiridos o los servicios prestados, se han utilizado en el desarrollo de las operaciones sujetas al impuesto. Y, de acuerdo con la normativa legal, la carga de probar el carácter deducible de los gastos le corresponde al contribuyente, tal como se deduce del art. 105.1 de la Ley General Tributaria.

En definitiva, de lo dicho hasta ahora se infiere que para la deducción de un gasto no es suficiente la expedición de factura completa, la contabilización del gasto y la justificación del pago, sino que es preciso además que el sujeto pasivo demuestre la adquisición del bien o la prestación del servicio que motiva el pago para acreditar su afectación directa a la actividad empresarial o profesional sujeta al impuesto. Dicho en otras palabras, la existencia de la factura es necesaria, pero por sí sola es insuficiente para probar los hechos que atribuyen el carácter de deducible a un gasto.

Se convierte, de esta manera, el tema de considerar el gasto deducible o no, en un tema de “carga de la prueba”. Y en este punto, no nos queda más remedio que referirnos a la sentencia del Tribunal Supremo de 28 de abril de 2001, que señala que si la Administración tributaria, por medio de los procedimientos específicos que para ello la legitiman, y particularmente el procedimiento de las actuaciones de comprobación e investigación inspectoras, ha formado prueba de los hechos normalmente constitutivos del nacimiento de la obligación tributaria, la carga probatoria que se deriva del art. 105.1 de la ley General Tributaria se desplaza hacia quien aspira a acreditar que tales hechos son reveladores de otra relación distinta.

Sirve todo lo anterior para adentrarnos, ahora sí, en la deducción del gasto de la “cena de navidad”. El art. 14 del texto refundido de la Ley de Sociedades tiene el siguiente tenor literal: “1. No tendrán la consideración de gastos fiscalmente deducibles: (…) e) Los donativos y liberalidades. No se entenderán comprendidos en esta letra los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores ni los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa ni los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, ni los que se hallen correlacionados con los ingresos”. Además, el artículo 19.3 condiciona la deducibilidad fiscal de los gastos en los siguientes términos: “3. No serán fiscalmente deducibles los gastos que no se hayan imputado contablemente en la cuenta de pérdidas y ganancias …”.

Por tanto, la interpretación literal de la Ley impone que los gastos hayan sido satisfechos (reales), que figuren reflejados en la contabilidad y que se correspondan a alguno de estos conceptos a) relaciones públicas con clientes o proveedores; b) gastos habituales, por uso o costumbre, con el personal de la empresa; c) gastos relacionados con la promoción de ventas; d) gastos correlacionados con la obtención de ingresos. Y podemos aclarar algo más, al hilo de la sentencia de la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional de 3 de Octubre de 2013, que hace las siguientes precisiones:

  1. En cuanto a los requisitos para que los gastos de comidas reflejados en las facturas de la empresa se beneficien de la consideración de gasto deducible “La Sala entiende que al margen de su adecuada contabilización, es necesario probar que los gastos documentados en las facturas, tickets (cuya admisibilidad general hemos aceptados en otros casos donde había mayor prueba de las circunstancias que rodearon el gasto, que aquí están ausentes), se corresponden con servicios efectivamente prestados y, además de ello, resultan necesarios para la obtención de los ingresos, así como que existe una relación directa entre ingresos y gastos, requisitos que siendo de la incumbencia de la parte….”. Además en la citada sentencia se deja claro que una cosa es la flexibilidad de los gastos en concepto de relaciones públicas, o gastos de promoción de productos propios, por atenciones a clientes o proveedores y otra muy distinta es pretender la flexibilidad hasta el punto de no tener que probar la relación de tales gastos con los ingresos.
  2. En segundo lugar, la Sentencia precisa que la aportación de las facturas por el empresario puede desplazar la carga de la contraprueba a la Administración pero no impide el juego del principio complementario de “facilidad probatoria” que lleva a imponer al empresario un plus de esfuerzo probatorio para, bien en vía administrativa o bien contencioso-administrativa, facilitar toda la información de las facturas para acreditar la realidad, necesidad y alcance del gasto. Textualmente: “… aun cuando aceptáramos la tesis de la entidad recurrente en el sentido de que, una vez aportadas las facturas o documentos equivalentes y acreditada su adecuada contabilización, la sociedad quedaría dispensada de prueba complementaria enderezada a probar la realidad y condiciones esenciales de los servicios por los que ha pagado unas cantidades ciertamente elevadas, tal criterio quedaría desvirtuado en aplicación del principio de facilidad de la prueba (art. 217.6 LEC), pues tanto la vía seguida ante la Administración, reiteradamente, como este proceso, han constituido oportunidades más que suficientes para que la recurrente, pese a las netamente insuficientes menciones de las facturas, acreditase la realidad 7 y necesidad del gasto, en tanto que contraprestación del servicio pretendidamente recibido a cambio, y sin embargo no lo ha hecho, prueba que falta de modo total y absolutamente en lo que se refiere a la correlación de tales gastos con la actividad empresarial.”
  3. En tercer lugar, si no se probó lo que debía probarse por el empresario la consecuencia es que tal gastos de reputará una liberalidad y como tal, no puede considerarse gasto deducible: “por lo que cabe concluir que no son gastos deducibles, sino que en consecuencia deben reputarse como una liberalidad, concebida ésta como categoría residual (art. 14.1.e) de la Ley 43/1995, del Impuesto sobre Sociedades. Así, la existencia de una factura que, globalmente, comprende los servicios descritos, sin reflejar el detalle de las prestaciones efectuadas, no puede ser acogida en el ámbito de la aplicación de un beneficio fiscal, donde se impone una interpretación restrictiva.”
  4. Por último la Sentencia anuda a la insuficiencia probatoria la consecuencia de rechazar el gasto deducible y considerarlo mera liberalidad: “… requisitos que siendo de la incumbencia de la parte, no han sido suficientemente acreditados, por lo que cabe concluir que no son gastos deducibles, sino que en consecuencia deben reputarse como una liberalidad, concebida ésta como categoría residual ( art. 14.1.e) de la Ley 43/1995 , del Impuesto sobre Sociedades.”

En este mismo sentido, la Sentencia de la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Supremo del 28 de Junio del 2012  que confirma la Sentencia de la Sala de lo Contencioso-Administrativo, de la Audiencia Nacional, de 22 de enero de 2009, aceptando el razonamiento de ésta, declara “La misma conclusión se alcanza respecto del resto de gastos consistentes en comidas, visa, desplazamientos, propina, gratificación, invitaciones etc. toda vez que si bien es cierto que la Ley 43/1995, no aplicable ratione temporis al supuesto enjuiciado, supuso un avance respecto de la Ley 61/1978, a la que derogó, en materia de deducibilidad de ciertos gastos promocionales o de relaciones públicas, esta amplitud conceptual no da pie para suponer, al margen del texto y el espíritu de la Ley de 1995, que cualquier gasto real o supuesto sería deducible al margen de su necesidad para la obtención de los ingresos.

En otras palabras, la nueva regulación será más generosa o amplia en la interpretación de lo que deba entenderse por necesidad o conexión entre ingresos y gastos, dando cabida a determinadas deducciones anteriormente vedadas, pero no excluye la exigencia de la relación causal misma y de su prueba a cargo de quien postula la deducción , de tal forma que quedan fuera, por tanto, de la excepción a la nota de la “liberalidad”, aquéllos gastos que no discurran en el seno de las ” relaciones públicas con clientes o proveedores o con el personal de la empresa en virtud de los usos y costumbres”, lo que remite, en última instancia, a la necesidad de que quien pretende la deducción acredite la finalidad específica de cada uno de tales desembolsos, tanto en lo que se refiere a la naturaleza subjetiva de “clientes o proveedores” -o bien trabajadores- de los destinatarios del gasto, como en la índole objetiva de la relación que da lugar a su realización.”

 

Conclusión sobre la deducibilidad de gastos de comidas, invitaciones, etc:

  • No es suficiente que la empresa presente la factura sin más.
  • Debe probar la empresa la vinculación del gasto de la comida o cena con la actividad e ingresos de la empresa.
    • Debe identificar a los clientes, proveedores o trabajadores destinatarios del gasto.
    • Debe probar la relación y la necesitad o motivo que da lugar a su realización.

A modo de ejemplo, los Tribunales admiten el gasto de la “cena de navidad” de una empresa, por importe de unos 6.000,00 Euros, después de que la empresa haya presentado:

  1. La factura del restaurante.
  2. En el concepto de la factura se lee “cena para cien personas”
  3. Correo electrónico del empresario invitando a sus empleados a la “cena de navidad”
  4. Listado de los trabajadores que asistieron.
  5. Informes de la vida laboral de estos trabajadores para justificar que estaban dados de alta en la empresa el día de la “cena de navidad”.

Sin embargo, los Tribunales no admiten:

  • La comida celebrada con los empleados por haber alcanzado los objetivos, puesto que dicen que la factura no detalla con claridad este concepto.
  • La invitación a quienes cumplieron los objetivos empresariales a ver un partido en el Santiago Bernabeu, porque:
    1. No está relacionada con la actividad.
    2. No se acreditó debidamente la necesidad de este gasto.
    3. Excede de los usos y costumbres habituales.

Ya lo sabe: si invita a sus empleados a una “cena de navidad”, casi le vale más llevar un notario para justificar todos estos conceptos. Igual le sale más barato que reunir toda la documentación para justificarla.

 

Y, de todas formas, aquí le dejo unos cuantos consejos para “portarse” en la cena de navidad de la empresa.

¡¡¡FELIZ CENA DE NAVIDAD EMPRESARIAL!!!